Кадровый аудит и консалтинг

Кадровый аудит и консалтинг - это работы, которые проводят сотрудники специализированных организаций на основании договора с компанией-заказчиком. Их цель ー оптимизировать организационную структуру компании-заказчика и ее внутренние бизнес-процессы, выстроить кадровый документооборот в соответствии с требованиями трудового законодательства, создать условия работы и психологический климат, максимально повышающие эффективность сотрудников.

Кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимую проверку кадровых документов. Его цель ー оценить, насколько кадровые документы соответствуют законодательным нормам и требованиям.

В соответствии с ТК РФ и другими нормативными актами в области трудового права компания обязана иметь в наличии большой объем документации, в частности:

• штатное расписание;
• трудовые договоры и приказы о приеме на работу (об увольнении);
• книги учета трудовых книжек;
• правила внутреннего распорядка труда;
• документы, связанные с защитой персональных данных сотрудников;
• графики отпусков;
• положения и инструкции, регламентирующие отдельные вопросы труда;
• журналы прохождения инструктажей по охране труда и медицинских осмотров.

НПА в области трудового законодательства предъявляют требования к содержанию, а в ряде случаев и к порядку оформления, ведения и хранения этих документов. Несоблюдение установленных требований (в зависимости от вида документа) квалифицируется по соответствующей части ст. 5.27 или 5.27.1 КоАП РФ.

Однако кадровая документация и делопроизводство являются только одной из составляющих проверки. Их состояние не всегда отражает реальное положение дел в сфере кадровой работы и с соблюдением прав сотрудников. Бывает наоборот: трудовое законодательство соблюдается, а кадровые документы отсутствуют или не ведутся должным образом. Кадровый аудит позволяет провести всестороннюю и объективную оценку деятельности компании в данной сфере, своевременно выявить нарушения и нивелировать риски, связанные с ними.

Кадровый аудит обычно проводится, если:

• меняется трудовое законодательство;
• функционирование кадровой службы требует оптимизации;
• ожидаются проверки со стороны контролирующих органов, в частности ГИТ;
• меняется руководство организации или кадрового отдела;
• необходимо оптимизировать процессы управления, ускорить порядок принятия решений, рационально распределить обязанности и нагрузку между сотрудниками различного профессионального профиля и квалификации.

Для проведения проверки могут привлекаться сторонние специалисты. Исполнители из специализированных организаций обладают отличным знанием действующего законодательства и большим опытом проведения аудита в компаниях различных сфер деятельности.

Аудит бывает разных видов. Он различается по:

• периодичности проведения (оперативный, регулярный, панельный и др.);
• объему проверки (количество проверяемых объектов);
• применяемой методике (проверка определенных объектов, проверка объектов на соответствие определенному критерию);
• уровню проведения (высшее руководство, линейный персонал, кадровые службы)

Этапы аудита

1) Проверка локальных нормативных актов (ЛНА)

Определяют перечень обязательных для компании-заказчика кадровых документов и проверяют их наличие. Выявляют отсутствующие ЛНА или их отдельные положения.

К обязательным документам, в частности, относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• инструкция по охране труда;
• положения об оплате труда и защите персональных данных;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• трудовые книжки;
• трудовые договоры;
• личные карточки;
• штатное расписание.

В зависимости от особенностей работы организации и профиля ее деятельности дополнительно может потребоваться утвердить, например, такие документы, как:

• график смен;
• коллективный договор;
• перечень должностей с ненормированным рабочим графиком;
• положение о неразглашении;
• положение о материальной ответственности (персональной или коллективной)

Итоговым действием этого этапа является сверка документов: какие есть, а какие нужно разработать.

2) Экспертиза документации

На данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Учитывается:

• правильность оформления;
• соответствие требованиям законодательства;
• актуальность представленных сведений;
• отсутствие нарушений прав персонала (ЛНА должны объективно раскрывать условия труда в компании и не ухудшать положения сотрудников по сравнению с трудовым законодательством);
• порядок регистрации, учета и хранения документов, наличие в них всех необходимых номеров, подписей и печатей.

Персонал должен быть ознакомлен с нужными ЛНА и подтвердить это подписью.

3) Аудит программного обеспечения

На данном этапе документы проверяются по электронным базам данных, которые содержат единые формы с актуальными сведениями. Проверяется:

• целесообразность применения определенных программных продуктов;
• порядок получения доступа к ПО и подготовке кадровой документации;
• полномочия отдельных сотрудников, связанные с допуском к персональным данным;
• возможность утраты сведений или несанкционированного доступа к ним.

4) Подготовка отчета по итогам кадрового аудита

Лица, проводившие аудит, составляют отчет о его результатах. В отчете перечисляются выявленные ошибки и меры по их устранению, делается вывод о состоянии кадровой работы у компании-заказчика и указываются возможные риски.

Отчет условно делится на две части, которые посвящены результатам аудита:

1. обязательной кадровой документации (ЛНА, приказов, штатного расписания, графика отпусков и т.д.);
2. личных дел сотрудников (трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка, ознакомление с ЛНА).

Кадровый консалтинг

Кадровый консалтинг ー это комплекс мер, направленных на внедрение эффективных методик управления сотрудниками, оптимизацию структуры организации и повышение уровня ее корпоративной культуры.

Задачи, которые решает кадровый консалтинг:

• Анализ потребностей в новых сотрудниках;
• Подбор новых сотрудников;
• Повышение квалификации персонала и его аттестация;
• Оценка качества работы персонала и разработка мер по его мотивации;
• Улучшение социально-психологической обстановки в организации.

Процедура консалтинга включает два этапа:

1. Аналитический этап. Происходит сбор и изучение информации о компании, ее организационной структуре, кадровом составе, должностных функциях персонала, бизнес- процессах. Разрабатывается программа консультирования.
2. Программирующий этап. Проводят обучение персонала, создают для него оптимальные условия труда, совершенствуют управленческие технологии.